Организационная структура предприятия это каркас любой организации. Такое определение можно использовать лишь потому, что структура задает все возможные действия, их границы, а также подчиненность каждого элемента.
Седьмая лекция нашего курса будет посвящена сущности организационных структур в менеджменте и их разновидностям. Сами по себе структуры управления очень близки и похожи, так как имеют одну целевую нагрузку. Отличие же их в принципах построения, связано в большей степени с усложнением процессов управления, и теми требованиями, которые предъявляет постоянно меняющаяся внешняя среда организации к ней.
Понятие структуры управления
Итак что же такое структура управления? По своей методологической особенности структура это некоторая система или механизм, который состоит из отдельных частей, но эти части взаимосвязаны и работаю совместно. Понятие структуры близко понятию системы, и оба эти термина являются основой теории организации.
Появление организационных структур это результат неизбежного развития человечества. Мало того можно говорить что и у животных есть тоже пирамидальное строение стаи, только они об этом не задумываются в отличие от нас. В стае всегда есть вожак – это главный руководитель, иногда есть и другие структурные элементы в подчинении, более низкого ранга, чем вожак, но тоже почитаемые в стае (например, львиные прайды).
Таким образом, человек развиваясь от животного к человеку разумному (по теории Чарльза Дарвина), прошел определенный путь. Живя в племенах люди, были вынуждены выбирать себе вождей. Вождь это первый руководитель племени, но не единственный. Вторым важным элементом в руководстве племени был шаман или жрец или любой другой персонаж по связи с богами. Получаем, что в каждом племени обязательно были два руководителя:
— первый отвечал за физическое состояние (главная цель вождя это выживание и развитие племени) и процветание племени,
— второй отвечал за духовное состояние (главная цель шамана поддерживать в соплеменниках некую веру, тем самым помогая вождю управлять эффективно) его существование и все что с этим связано.
Вариант структуры управления первобытно общинного племени
Именно так зародились первые простейшие структуры управления. Кроме того в племенах всегда были воинские подразделения для защиты от других племен или для нападения, и в этих подразделениях точно также соблюдалась некая иерархия, подчинение воинов старшим воинам. Вообще считается, что воинское подчинение это основа любой управленческой структуры и именно военное управление это образец четкости построения процессов управления.
Правда справедливости ради надо сказать, что с четкостью построения управленческих структур в армии может поспорить Римская Католическая церковь. Вот уж где пример эффективного и четкого управления организацией. Уже более 2000 лет существующая организация и ее структура управления, практически не менялась, и работает как часы. Да не такая старая, как племенной строй, но самая старая из всех ныне существующих организаций.
Простейшая структура Римской Католической церкви
От истории перейдем к фактам. Все организационные структуры строятся на принципе иерархии.
Иерархия это порядок подчинения низших должностей высшим должностям. Принцип иерархии в науку управления ввел основатель административной школы управления Анри Файоль (его изначальное название скалярная цепь). Именно такое построение и стало базовым при разработке управленческих структур, правда, иного принципа построения придумать сложно.
Организационная структура управления это состав и соподчиненность управленческих звеньев и служб.
Организационная структура управления это набор различных функций управления расставленных в определенном порядке между отделами и подразделениями.
Подводя итоги сказанному, можно сказать, что организационные структуры управления позволяют четко и точно расставить все необходимые действия и процессы в организации. Создав оптимальную структуру, организация будет работать наилучшим образом. Для создания такой структуры необходимо соблюсти ряд принципов их построения.
Принципы построения оптимальных структур управления
Самих принципов построения структур немного. Но если бы все было так просто, то все организации работали и не разрушались. То есть, как сделать надо это известно, а вот получается это далеко не во всех организациях. Это и есть основная проблема при проектировании структур управления.
Перечислим принципы, которые надо соблюдать, чтобы построить оптимальную структуру управления организацией:
1. Единоначалие (один руководитель для подчиненного) – основополагающий принцип любого процесса управления, введенный в практику управления А. Файолем, говорит о том, что у одного подчиненного должен быть только один непосредственный начальник, тот перед кем он отвечает за выполнение своих работ. В противном случае подчиненному будет сложно определиться, а кто же главнее.
2. Оптимальное распределение обязанностей (столько работы, сколько можно сделать за весь рабочий период) – каждая должность в структуре управления должна иметь такое количество работы, которое можно выполнить в течение рабочего времени, ни больше, ни меньше. Количество работы просчитывается по существующим нормам времени (заранее известным и давно использующимся), но просчитать все точно не всегда возможно в силу появления разных ситуаций и событий. Тут как раз и кроются сложности в работе, кто-то недогружен по работе, а кто-то наоборот «зашивается». И та и другая ситуация плох для организации, получается либо мы не эффективно используем рабочее время и тратим деньги впустую, или наоборот работник не успевает все выполнять как положено. В этом направлении в организациях всегда есть необходимость корректировке состава работ по должностям. Плюс все работники разные кто-то работает быстрее кто-то медленнее, это тоже желательно учитывать при возможности.
3. Оптимальное число уровней управления (количество руководителей в иерархической лестнице 4-5) – количество руководящих уровней от самого низшего до самого высшего должно быть 4-5, то есть от мастера до директора, максимум 5 разных руководителей. Почему так? Все дело в скорости прохождения команд. 5 уровней или меньше имеют хорошую скорость и минимум застревания информации. Чем больше уровней управления, тем медленнее идет информации, а зачастую она теряется. Именно поэтому в государственном управлении у нас бывают сложности, пока информация дойдет до высшего руководства страны, она уже потеряла часть своих фактов и проблем и до верха дошла чистой. И только потом, чисто случайно, высшее руководство может узнать, что все не так радужно, а может и не узнать.
4. Информационная обеспеченность руководителей (информационный принцип).
5. Единство первичной информации (информационный принцип).
6. Оптимальность информационной нагрузки на персонал (информационный принцип).
Три принципа объединенные общей информационной идеей. Итак, вся существующая в организации информация должна быть одинаковой для всех. Не может так быть что для Васи это одни условия, а для Пети по тем же вопросам другие. Первичная информация должна быть одинакова для всех, это уже потом может быть деление в зависимости от эффективности работы, опыта, стажа, но это следствия, а не основа. Руководителю необходимо предоставлять всю информацию по руководимому им кругу задач. А вот подчиненные от своего руководителя должны получать столько информации, сколько им надо для работы. Больше не нужно это приведет к досужим разговорам. Поэтому выдача информации подчиненным порционная и по мере необходимости, чтобы работники не отвлекались на лишние не нужные темы.
7. Наличие контроля (доверяй, но проверяй) – без контроля процесс управления не строится, он основа всего и он же показатель эффективной работы. И здесь при проектировании организационной структуры забыть о контроле нельзя, но это уже задача высшего руководства собирать и отслеживать информацию о работе компании.
8. Заинтересованность исполнителей в результате (общие идеи и ценности сближают работника и работодателя) – пожалуй, самый сложно выполнимый принцип, да всегда хочется, чтобы исполнители заботились об организации и выкладывались как можно больше для достижения ее целей. Но… такое бывает не всегда, а чтобы такое было, то организация должна задумываться, как сделать так чтобы подчиненные чувствовали себя на работе как дома, и как дома хотели отдаваться работе, а не лежат на диване. Это уже искусство управления, то о чем говорит менеджмент!
Виды структур управления
Усвоив принципы построения оптимальных структур необходимо решить, а какую же структуру управления будет использовать организация. Тут есть о чем подумать, особенно если организация это не два человека, а скажем 50 или 200 или больше.
Сегодня можно выделить ряд организационных структур, которые в идеале могут быть использованы, какие-то полностью в чистом виде, другие совместно с чем-то. Перечислим эти структуры в общем, а подробнее они будут рассматриваться далее в отдельных лекциях:
— бюрократическая структура – по сути, теоретическая база построения вообще структур управления;
— линейная структура – простейшая структура, в которой все четко и быстро протекает, но очень сложно проходят изменения;
— линейно-штабная структура – включает в себя специальные подразделения, которые советуют, что и как надо сделать;
— функциональная структура – распределяет управленческую работу по функциям управления, но нарушает принцип единоначалия;
— дивизиональная структура – создает специальные подразделения, которые концентрируются на конкретной работе или направлении;
— проектные и матричные структуры – позволяют адаптироваться к внешним изменениям среды.
В свою очередь кроме такого деления структуры управления еще делятся на два больших класса.
1 класс Механические или бюрократические структуры – построены по принципу жесткого подчинения, это первые структуры которые формировались и развивались до определенного момента, пока внешнее окружение позволяло работать без особых сбоев. Механические структуры в свою очередь строятся по двум принципам – управление по вертикали (жесткое и четкое), и управление по горизонтали (разделение на функциональные обязанности).
2 класс Адаптивные или органические структуры – это более молодые структуры управления, их появление связано с «капризами» внешнего окружения, когда постоянно появляются неожиданности и сними надо бороться, чтобы выжить. Именно тогда и стали появляться структуры, которые позволяли АДАПТИРОВАТЬСЯ к изменениям внешнего окружения, поэтому их и назвали адаптивные. А органические они потому, что органично вписываются в имеющуюся структуру организации. В силу своей молодости адаптивных структур всего две проектная и матричная, принцип их работы похож, отличие лишь в величине организации.
Представим на схеме перечисленные разновидности организационных структур управления в современном менеджменте.
Может еще поучимся? Загляни сюда!
